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Como faz para acelerar o Outlook?

A máquina que você usa no escritório não é nenhuma maravilha. O webmail do seu e-mail profissional é tosco, te faz lembrar de 1997. Só que você precisa usar o Outlook o dia todo. Tem jeito de se livrar da lentidão? Então como faz?

Várias configurações do Outlook podem drenar preciosos fiapos de memória. A seguir, três dicas simples para deixar o cliente de e-mail da Microsoft menos pesado.

1 – Desatolar a Caixa de entrada

O Outlook pode iniciar mais rápido se a sua Caixa de Entrada tiver menos mensagens. Clique em Arquivo, depois em Novo e, lá no final da lista de opções, em Arquivo de Dados do Outlook. Depois basta seguir as instruções para dar nome e definir onde os e-mails serão guardados. Dá até para proteger o acesso desse arquivo com senha.

Com o arquivo PST, você mantém mensagens antigas salvas em um documento separado, que não é carregado no início do programa. Esse truque é útil também se você trabalha em uma empresa que oferece pouco espaço de armazenamento para suas mensagens.

2 – Desabilitar Add-ons

No menu Ferramentas, clique em Central de Confiabilidade. A janela mostrará uma série de recursos obscuros presentes no Outlook. Clique na opção Suplementos.
Você verá uma lista com uma série de add-ons que nem sempre são úteis, mas que sempre são carregados.

Para dar cabo deles, clique no botão “Ir” que fica no rodapé da janela. Ele mostrará as categorias de acessórios e os itens habilitados em cada um delas. Daí para frente é só entrar e remover add-ons que não estão sendo usados. Há, por exemplo, um tal de “Serviço Móvel do Outlook” que supostamente manda SMS para celulares. Nunca usei. Acho que nunca vou usar. Então, desabilitei.

3 – Apelar para a versão light

Se você usa o Outlook apenas para receber e enviar mensagens, apele para o “modo de segurança” do programa. Achar esse Outlook Light é fácil. Vá ao menu Iniciar, clique no Executar e, na caixinha que aparece, digite apenas Outlook /safe. Essa função foi desenhada para que o programa seja aberto mesmo quando há algum erro grave de execução. Mas também serve para usar uma versão mais enxuta e com menor gasto de memória.

Delete para valer com o Eraser

Sabia que quando você deleta um arquivo ele ainda pode ser resgatado durante um bom tempo? Por isso, quando quiser realmente se livrar de um documento, use um programa próprio para a tarefa, como o Eraser, que também conta com uma versão portátil para você carregar no pen drive. Para fazer exclusões, clique em File > New Task. Escolha a opção Files In Fold, se quiser apagar todos os arquivos de uma pasta, ou clique em File e escolha o arquivo, caso queira apagar um item específico. Quando concluir, clique em OK. Se quiser adicionar novas tarefas, repita o procedimento. Depois de definir todas as tarefas, clique no botão Run para executá-las.

7 dicas para migrar e gerenciar o Windows 7

O interesse das empresas em substituir os “idosos” Windows XP e Vista pelo recém-lançado Windows 7 pode tornar o processo de migração mais suave, à medida que as companhias procurarem uma série de tecnologias de gestão e processos destinados a facilitar um processo de migração deste porte.

“Em algum momento, os usuários do Windows terão de migrar para o Windows 7, porque o XP não terá mais suporte e o Vista não decolou, em termos de adoção”, afirma o analista da consultoria Enterprise Management Associates (EMA), Steve Brasen. “A habilidade para gerenciar e automatizar processos com o upgrade para o Windows 7 será crítica para as empresas”, completa. Confira sete passos fundamentais que você deve avaliar quando considerar a migração da sua empresa para o Windows 7.

1 – Teste a durabilidade dos desktops

De acordo com uma pesquisa realizada pela consultoria Forrester Research, mesmo dois anos e meio após o lançamento do Windows Vista, seu antecessor, o Windows XP ainda rodava em 86% de todos os PCs corporativos que utilizam o sistema operacional da Microsoft.

A análise mostra também que os Chiefs Information Officer (CIOs) que estão considerando uma atualização dos ambientes de TI não serão capazes de partir diretamente do XP para o Windows 7, o que representa alguns desafios para as corporações. Primeiro, em termos de hardware, poderá haver falta de uma série de componentes, como drivers, memória e outros.

“Migrar do XP para o Windows 7 vai desafiar muitos gestores de TI porque você não pode fazer o upgrade diretamente. Alguns analistas estão sugerindo que as empresas comprem hardware novo e realizem uma renovação completa do parque de computadores”, explica a vice-presidente de desenvolvimento de produtos da Persystent Software, Katherine Wattwood.

A Persystent Suite oferece às empresas recursos para testar os PCs existentes em relação a espaço em disco e outros recursos exigidos pelo Windows 7. O software pode ajudar os gerentes de TI a determinar quais computadores podem suportar a atualização de sistema operacional e quais precisarão ser trocados ou atualizados para funcionarem corretamente com o novo sistema operacional. “Um planejamento de pré-migração e testes de compatibilidade de hardware são fundamentais para determinar quais PCs estão prontos para o Windows 7”, ressalta Katherine.

2 – Planeje o licenciamento

Diferentemente de outras versões do sistema operacional Windows, como o XP, o Windows 7 é oferecido em diferentes versões, que devem ser consideradas pelos departamentos de TI quando decidirem pela migração. Analistas consideram que três versões devem ser avaliadas pelos decisores de TI.

Primeiro, a Windows 7 Professional equivalente ao Vista Business, que pode ser a versão mais barata, segundo a Forrester Research. A consultoria destaca que essa opção está disponível via OEM, licenciamento por volume ou no varejo. Já a edição Windows 7 Enterprise é aquela a qual as empresas têm direito a implementar, caso contem com o programa Software Assurance, da Microsoft. Este é o programa de manutenção de software da companhia, oferecido como opção para licenciamento por volume.

A versão Professional do Windows 7 oferece recursos adicionais que podem interessar a empresas com atuação global. Algumas dessas funcionalidades são o DirectAccess, que permite aos usuários de dispositivos móveis acessarem as contas corporativas sem uma VPN (Virtual Private Network); e o BranchCache, um recurso que, segundo a Microsoft, reduz o tempo que usuários remotos gastam esperando para baixar arquivos pela rede.

Outra opção é o Windows 7 Ultimate, que, segundo a Forrester, pode ser considerada uma versão mais de consumo e não é vendida por meio de licenciamento por volume mas pode ser utilizada em um computador cujo uso seja mais multimídia, em um ambiente corporativo.

Em recente pesquisa, a consultoria alerta que as empresas devem levar em conta diversos fatores quando planejarem o licenciamento do Windows 7. Licenças existente, acordos de software e atualização devem estar entre as considerações.

“A abordagem histórica da empresa para a atualização de desktops e laptops, combinada à idade da infraestrutura no momento em que a corporação estiver pronta para começar a migração para o Windows7, vai impactar na forma como o novo sistema operacional deve ser adotado ­ com uma abordagem ‘big bang’ ou por meio de um ciclo natural de atualização”, ressalta o relatório. “Seus planos de licenciamento não devem se limitar à estratégia de atualização do Windows. Podem existir oportunidades para tirar proveito de pacotes para reduzir os custos de investimento em Microsoft”.

3 – Tenha certeza a respeito da compatibilidade de aplicações

Não é só o hardware que precisa ser testado para verificar se ele suportará o Windows 7. As aplicações de software também devem ser checadas em relação à compatibilidade com a nova versão do sistema operacional. “Ainda existe um grande problema com aplicações proprietárias e drivers que simplesmente não são compatíveis com o Vista ou com o Windows 7. Até que as empresas atinjam um nível de compatibilidade e as aplicações ganhem velocidade, essa transição será difícil”, observa Brasen, da EMA.

O analista garante desconhecer fornecedor de sistemas de gerenciamento que não tenha um path para o Windows 7. “Eles sabem que a migração está a caminho. Mesmo que o assunto não esteja nos planos dos próximos meses de seus atuais clientes, em algum momento o tema vai surgir”. Por isso, as corporações devem começar já a realizar testes de compatibilidade de aplicações. Soluções de fornecedores como a Persystend e a CA, entre outras, oferecem testes de compatibilidade de aplicações.

Este tipo de avaliação pode indicar potenciais problemas e questões de desempenho do desktop que ocorreriam quando a máquina executasse o Windows 7. Soluções que realizam este trabalho funcionam automaticamente, detectam máquinas e aplicações com problemas, produzem um inventário e apresentam um relatório com as informações para o gestor de TI. Conduzir esses testes manualmente seria extremamente custoso no que diz respeito a tempo, destaca o analista. Os fornecedores argumentam que ao adicionar automação a esse processo, é possível reduzir custos e tempo de desenvolvimento.

“Nosso software permite à TI introduzir políticas para estabelecer o conjunto de indivíduos que deve contar com determinadas aplicações em seus sistemas, enquanto outro grupo deve ter uma política diferente aplicada a ele”, afirma a gerente de produtos sênior da CA, Laural Gentry.

4 – Aproveite-se da automação

Para muitas empresas, a aquisição de software para auxiliar no processo de migração de sistema operacional pode ser um problema, devido a custos. No entanto, analistas argumentam que tentar migrar ou gerenciar um ambiente com o Windows 7 sem tecnologias de automação vai sobrecarregar a equipe de TI e gerar problemas de implementação. “As empresas vão passar por uma migração dolorosa se não adotarem uma plataforma de automação”, alerta Brasen.

No caso de grandes corporações, recursos de automação podem fazer parte de sistemas de gestão já usados, como os de fornecedores como LANDesk, CA, Persystent, Kace, BigFix, entre outros. Mas, para pequenas e médias empresas, a implantação automatizada não é uma ferramenta que já está em casa. A Microsoft levou em consideração esses casos e oferece uma solução gratuita para atender a este tipo de demanda.

O Microsoft Deployment Toolkit (MDT) 2010 é um software otimizado para suportar a implantação do Windows 7 e inclui recursos de suporte à migração do Windows XP para o Windows 7. A versão beta 2 do MDT 2010 já está disponível para download. “A Microsoft está oferecendo razões convincentes para os clientes migrarem para o Windows 7”, avalia o analista sênior da Forrester Research, Benjamin Gray.

5 – Considere a virtualização de desktops

O lançamento do Windows 7 fez com que as corporações passassem a avaliar uma nova tecnologia: desktops virtuais. As promessas de um gerenciamento mais simples e de aumento de segurança trazidas pelas ofertas de desktops virtuais podem fazer com que as companhias considerem a adoção desse recurso como alternativa para a renovação de parques de PCs.

A Microsoft oferece dois produtos que tiram partido da virtualização e poderiam ser usados para gerenciar a migração ou a implantação do Windows 7. Um deles, o Microsoft Application Virtualization reduz o tempo de inatividade ao transformar as aplicações Windows em “serviços virtuais gerenciados de forma centralizada que são entregues a qualquer desktop ou laptop com licença Windows”.

A outra solução é o Microsoft Enterprise Desktop Virtualization, que permite a criação, a entrega e o gerenciamento de modo centralizado um ambiente virtual de Windows XP ou 2000 (com base no Microsoft Virtual PC 2007), além de rodar aplicações legadas em desktops com Windows Vista, informa a Microsoft.

Mas ela não é a única fornecedora deste tipo de solução. VMWare e Citrix também têm ofertas para desktops virtuais e podem oferecer alternativas viáveis para uma migração consciente para o Windows 7. “Os gerentes de TI devem ser capazes de olhar para soluções de virtualização. Se você adota a virtualização de desktops, pode implantar seu padrão no novo ambiente de desktops, para cada um dos usuários finais. Bastaria configurar uma máquina para multiplicá-los em todos os outros”, diz Brasen. “Microsoft, VMware e Citrix têm opções para o mercado”.

6 – Substitua hardware

Segundo analistas, a recessão econômica fez com que muitos decisores da área de TI adiassem atualizações de hardware e investimentos em equipamentos até que houvesse sinais de recuperação. Assim, para algumas organizações, um plano de migração para o Windows 7 pode se transformar em uma estratégia de substituição de equipamentos, já que, em alguns casos, seria mais fácil trocar desktops e laptops defasados a fazer o update dessas máquinas.

“Muitas empresas com infraestrutura envelhecida podem adotar uma política de atualização de hardware maciça em meados de 2010, substituindo desktops e laptops antigos por novos”, acredita Gray, da Forrester.

Fabricantes de PCs vêm trabalhando com a Microsoft para entregar máquinas otimizadas com Windows 7. Um exemplo é a Lenovo, com o “Windows 7 Lenovo Enhanced Experience”, que oferece máquinas com funcionalidades otimizadas pré-configuradas, que trazem benefícios como mais velocidade para desligar e reiniciar a máquina, levando a melhorias de produtividade para os usuários finais”, observa o diretor executivo de serviços globais da Lenovo, Bob Dieterle.

7 – Prepare-se para o gerenciamento de atualizações ou correções

Antes de migrar para um novo sistema operacional, os gerentes de TI devem estar cientes dos impactos que o upgrade provocará nos procedimentos de gestão de atualizações ou correções. Também é necessário que toda e qualquer nova política do tipo que se faça necessária seja colocada em prática, antes da migração.

“É mandatório ter tecnologias de gerenciamento de atualizações para a manutenção do ambiente. Muitos dos fornecedores que oferecem recursos de automação em pacotes de migração também são capazes de implantar atualizações em uma base de um para muitos, para organizações que estão adotando o Windows 7”, diz Brasen, da EMA.

“Os gerentes de TI querem chegar ao ponto de realizar um download da atualização e distribui-lo internamente ­ o que, essencialmente, é um processo muito mais rápido e menos intrusivo nos equipamentos dos usuários, finaliza”.

Arquivos de recuperação no Excel

Por precaução, é bom solicitar ao programa uma cópia do arquivo em uso para o caso de problemas

Como comportamento rotineiro, o Excel salva periodicamente uma cópia do trabalho para o caso de algum problema acontecer – o computador falhar, a energia elétrica acabar ou qualquer coisa do gênero. Não convém desabilitar esse recurso, mas se você quiser alterar algumas de suas configurações, pressione o botão Office, selecione Opções do Excel e clique em Salvar. Para alterar o intervalo entre as ações de salvamento, mude o número de minutos que aparece em Salvar Informações de AutoRecuperação a Cada xx Minutos. É possível mudar também o local onde esses arquivos são armazenados, assim como desabilitar o recurso para a pasta de trabalho aberta.

Use o tradutor integrado no Docs

Não precisa nem sair do programa de edição de textos para ter a tradução ou a versão para outro idioma

Recebeu um texto num idioma que desconhece? Quer traduzir um texto em português para outro idioma? O Google Docs cuida rapidinho da tarefa. Acione o menu Ferramentas -> Documento do Google Tradutor e escolha o idioma para o qual quer ver o texto traduzido. O Google abre uma nova página com a tradução. Você pode então decidir substituir o documento original pela tradução ou copiá-la para um novo documento. Não é demais lembrar que as traduções automáticas não são perfeitas, mas elas quebram o galho em muitas situações.

Deixe arquivos prontos para envio

Comentários, revisões, anotações, informações pessoais, textos ocultos… Antes de enviar um arquivo, é interessante conferir se não há nenhum desses itens que precisa ser eliminado. No Office 2007, só é preciso pressionar o Botão Office > Preparar > Inspecionar Documento. Na sequência, marque os itens que quer examinar e clique em Inspecionar mais uma vez. Se o Office encontrar metadados ou informações pessoais, ele mostra em um relatório e você tem a opção de removê-los.

Otimize seus arquivos do PowerPoint

Não é preciso grande esforço para que o arquivo de uma apresentação chegue a muitos megabytes. Depois de narrar os slides, rechear o trabalho com fotos e incrementá-lo com efeitos, músicas ou vídeos, o arquivo fica pesadão. Além de engasgar na hora de ser executada em seu laptop, as apresentações grandes são um problema quando precisam ser enviadas para a web ou distribuídas por e-mail. Confira estas dicas para reduzir o arquivo do Powerpoint 2007 e contornar, pelo menos em parte, este problema.

Sons e imagens

Acrescente recursos de áudio e fotos somente se forem fundamentais para passar a informação. Caso contrário, evite usar muito esses recursos, que são os grandes vilões das apresentações compactas. Se incluir imagens, gráficos ou outros objetos aos slides, sempre prefira usar a opção Inserir em vez de arrastar e soltar o elemento na apresentação.

As imagens inseridas no PowerPoint também podem ser compactadas. Clique numa imagem que deseja comprimir para que apareça a guia Formatar e clique na opção Compactar Imagens. Na caixa de diálogo que surgirá, marque a opção Aplicar Somente a Imagens Selecionadas se quiser comprimir apenas a imagem ou as imagens selecionadas. Caso contrário, se desejar um resultado mais efetivo, mantenha essa opção desmarcada.

Quanto compactar

Você pode dizer ao PowerPoint quanto ele deve compactar. Para isso, clique em Opções na caixa de diálogo Compactar Imagens. Além de marcar a opção Executar Compactação Básica Automaticamente ao Salvar, assinale também Excluir Áreas Cortadas da Imagem. Essa opção é importante porque ela diz ao PowerPoint que ele não precisa manter no arquivo as partes que você descartou (o programa faz isso para o caso de você mudar de ideia e querer retornar a estágios anteriores da imagem). Nas configurações de compactação também se diz qual é a relação entre compactação e qualidade que se deseja manter. Há três possibilidades e você deve selecionar aquela que atende a suas necessidades: Impressão, que oferece a melhor qualidade, mas gera os arquivos maiores: Tela, indicado para projeções e visualização em páginas web; e Email, que faz a compactação mais rigorosa para permitir o compartilhamento por e-mail. Clique em OK duas vezes para concluir.

Não mande as fontes

As fontes usadas nos textos do PowerPoint não são anexadas ao arquivo. O PowerPoint entende que elas estarão disponíveis nos outros computadores que exibirão a apresentação e, caso ele não encontre as fontes usadas, substitui por outras. Então, não é recomendável embutir as fontes nas apresentações para não deixá-las maiores. Mas quando você usa uma fonte especial ou muito diferente do padrão, pode querer integrá-las para ter controle sobre o que será exibido. Nesse caso, faça de forma inteligente, anexando somente o necessário. Clique no Botão Office > Opções do PowerPoint > Salvar. Na área Preservar Fidelidade Ao Compartilhar Esta Apresentação, marque Incorporar Fontes no Arquivo e, importante, Incorporar Somente os Caracteres Usados na Apresentação (Indicado Para Redução do Tamanho do Arquivo).

Apoio externo

Quem produz e distribui muitas apresentações pode pedir a ajuda externa para manter os arquivos enxutos. O FILEminimizer Office, antigo PPTminimizer, por exemplo, é indicado para comprimir não apenas apresentações do PowerPoint como também documentos do Word e planilhas do Excel. Nos testes, o programa da Balesio comprimiu um arquivo de 8,06 MB para 634 KB. Outro, de 19,59 MB, caiu para 9,09 MB. Mas o programa falhou em três tentativas de compressão de um arquivo com narração que totalizava 20,2 MB. Fácil de usar, o programa traz três padrões básicos de compactação: padrão, forte e baixo. Há duas versões de demonstração: uma executa 12 compressões e a outra, cinco.

Fonte: Info Online

Alertas do Wave à mostra no desktop

Um ponto fraco do Wave é não avisar sobre novas mensagens. Uma saída, para quem usa o Chrome, é usar o Google Wave Notifier. Trata-se de uma extensão que mostra o número de ondas com novas mensagens. Outra saída é usar o robô XMPP Lite. Adicione o usuário -xmpp@appspot.com em sua lista de contatos e à onda que você deseja monitorar, pressionando o botão Subscribe. Depois, inclua esse e-mail no Google Talk. Com isso, as mudanças nas ondas serão anunciadas com mensagens.

Escreva e-mails corretamente no Live Mail

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Adicione uma ferramenta de correção ortográfica ao programa Windows Live Mail para verificar erros em suas mensagens.

Para adicionar um corretor ortográfico ao Windows Live Mail (versão desktop), você deve ter o pacote Office 97 ou mais recente instalado. Vá a C:Arquivos de ProgramasWindows LiveMailProof e crie uma pasta chamada prf0016. Nela, crie outra pasta chamada 2. Siga para C:Arquivos de ProgramasCommon Files e faça uma busca pelos arquivos MSSP3PB.DLL e MSSP3PB.LEX. Copie-os para a pasta 2, abra o Bloco de Notas e digite as seguintes linhas:

[Spellchecker]
Engine=MSSP3PB.DLL
Lex=MSSP3PB.LEX
Lang=1046

Salve o arquivo na pasta 2 com o nome spell.ini. Abra o Windows Live Mail, tecle Alt + M e selecione Opções. Selecione a aba Verificar Ortografia e escolha Português (Brasil). Defina-o como idioma-padrão. Ao escrever uma mensagem, o corretor entrará em ação.