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Quer dar um show no PowerPoint?

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Confira uma coleção de truques e tutoriais para produzir melhor e mais rápido suas apresentações.

Para apresentar um novo produto, detalhar um projeto, mostrar resultados ou mesmo expor um trabalho escolar, o PowerPoint é um forte aliado. Não é preciso muito esforço para criar uma apresentação simples no gerador de apresentações do pacote Office. Da Microsoft. Trabalhos mais complexos, no entanto, exigem um pouco mais de conhecimento e de tempo. Confira aqui uma coleção de dicas do PowerPoint 2007 para se sair bem nas apresentações.

Ganhe tempo

Se um documento do Word contém o texto que você quer usar na apresentação, aproveite o documento usando alguns truques de formatação. E se precisar do contrário? Veja como aproveitar o texto das apresentações em documentos do Word. Precisa de uma imagem? Slides do PowerPoint também podem virar facilmente imagens JPG. Se você tem um trabalho pronto e quer aproveitar apenas alguns slides dele para criar uma segunda apresentação, use o recurso para a criação de apresentações personalizadas.

Capriche no conteúdo

As apresentações não precisam ter apenas textos e imagens. Não é conveniente abusar dos recursos multimídia, mas às vezes uma explanação com vídeos e músicas fica mais convincente. Vídeos que estão no Youtube também podem incrementar sua exposição. Precisa pular facilmente para outro slide ou apresentação ou mesmo saltar para uma página web? Os hiperlinks também podem fazer parte do seu trabalho.

Antes do show

Se a execução do projeto ou da própria apresentação envolveu uma equipe, não deixe de indicar quem foram seus colaboradores. Use uma animação personalizada para incluir uma lista de créditos como em uma produção cinematográfica.
Para que a apresentação não se arraste ou, ao contrário, fique muito corrida, o melhor é testar o intervalo de tempo entre os slides antes que as luzes de apaguem. Se quiser que a audiência tenha uma cópia do que será apresentado e possa fazer anotações, crie um folheto para distribuir aos presentes.

Formato final

A apresentação pode ser executada em seu próprio computador ou não. Quem tem plano de mandá-la para a web pode usar um recurso do próprio PowerPoint para salvar o trabalho para exibição na internet ou adotar um programa auxiliar para convertê-la em Flash. Você também pode gravar a apresentação em um CD se quiser garantir sua exibição caso não possa contar com seu computador por qualquer motivo. Se o trabalho vai seguir por e-mail e você não tem certeza de que o destinatário tem as fontes que você usou instaladas, inclua as fontes na apresentação para preservar o visual do trabalho.

Preserve as fontes no PowerPoint

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Mantenha a fidelidade visual das apresentações incorporando no arquivo os caracteres usados.

Ao criar uma apresentação que vai rodar em seu próprio computador, você não precisa se preocupar com as fontes. Tudo que usar será mostrado para a audiência. Na hora de gerar uma apresentação para compartilhamento, no entanto, vale a pena incorporar as fontes no arquivo se não quiser correr o risco de que a produção apareça diferente do imaginado caso o(s) destinatário(s) não tenha(m) as mesmas fontes instaladas.

Para fazer isso, na hora de salvar o arquivo (Botão Office > Salvar ou Botão Office > Salvar Como no Excel 2007), clique em Ferramentas e selecione Opções de Salvamento. Na área Preservar Fidelidade Ao Compartilhar Esta Apresentação da janela que surgirá, marque a opção Incorporar Fontes no Arquivo. Feito isso, você pode selecionar uma das duas opções: a primeira delas incorpora apenas os caracteres usados na apresentação e a segunda, todos os caracteres. A primeira gera arquivos mais leves, enquanto a segunda garante ao destinatário a possibilidade de edição. Em nossos testes, uma apresentação sem as fontes incorporadas ficou com 431 KB. Com apenas os caracteres usados, totalizou 797 KB e, com todos os caracteres incorporados, o tamanho do arquivo subiu para 1140 KB – ou 1,1 MB.

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Acesse fácil os comandos do Office

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Para evitar cliques, acrescente os comandos mais usados na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.

Basta olhar para o Office 2007 para ver que muita coisa mudou na interface em relação às versões anteriores. E embora os programas do pacote sejam menos personalizáveis, é possível fazer alguns pequenos acertos para que eles se adaptem melhor ao seu jeito de trabalhar. As instruções a seguir tratam da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Futuramente, veremos como ajustar outros elementos.

Novas funções

A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido vem com apenas três elementos à mostra (Salvar, Desfazer e Refazer), mas pode incluir novas funções e evitar incontáveis cliques ao longo do dia. Para incluir rapidamente novos comandos a ela, clique na seta Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rápido e, em seguida, no comando que pretende acrescentar. Você pode repetir a operação para cada comando que quiser acrescentar ou, uma opção mais prática, é clicar em Mais Comandos.

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A caixa de diálogo que surgirá inclui uma lista bem maior de comandos que podem ser integrados à barra e permite que se faça o ajuste em lote. Basta selecionar as funções no painel à esquerda e clicar em Adicionar para transferir os itens para o painel direito. Se um botão que você julga muito útil não estiver no painel esquerdo, tente escolher outros grupos de comandos no menu Escolher Comandos Em. Quando tiver concluída a seleção, clique em OK.

Nova posição

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O PowerPoint, o Word e o Excel não oferecem muitas opções de deslocamento da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Por definição, ela fica alojada na barra de título. Quem preferir pode deslocá-la para baixo da Faixa de Opções. Para fazer esse ajuste, clique na seta Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rápido e marque Mostrar Abaixo da Faixa de Opções (ou o contrário se ela estiver abaixo e você desejar que ela retorne à posição original). Nessa posição, a barra pode comportar mais comandos, mas, em compensação, tira espaço da área de trabalho.

De uma apresentação, faça outras

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Recurso do PowerPoint permite criar apresentações personalizadas tendo outro arquivo como base.

Você pode ter uma apresentação extensa, mas, em um dado momento, precisar mostrar apenas alguns slides para uma audiência. Vamos supor que queira aproveitar apenas os quadros sobre a fábrica nova que estão numa apresentação sobre os resultados do ano de toda a empresa. Em vez de copiar os slides para um novo arquivo, use o recurso de apresentações personalizadas que o Powerpoint oferece. Com ele, é possível criar várias apresentações tendo outra por base.

Nova apresentação personalizada

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Na versão 2007, abra a apresentação completa, acione a guia Apresentação de Slides, clique em Apresentação de Slides Personalizada e, no pequeno menu que surgirá, selecione Personalizar Apresentações. Na caixa de diálogo que surgirá, clique no botão Nova.

Seleção dos slides

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Em seguida, selecione os slides desejados no quadro da esquerda e clique em Adicionar. Se quiser dar um nome para a apresentação personalizada (o que é recomendável se você pretende fazer várias customizações, para facilitar a identificação), use o campo correspondente. Quando concluir, clique em OK e em Fechar.

Exibição da apresentação

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Para exibir a apresentação, abra novamente a apresentação completa, clique na guia Apresentação de Slides > Apresentação de Slides Personalizadas e, no menu, selecione a apresentação customizada que criou. Se quiser editá-la (para incluir ou excluir slides, por exemplo), abra novamente o menu, selecione Personalizar Apresentações, escolha o trabalho e clique em Editar. É possível também remover uma apresentação personalizada da lista, selecionando-a e clicando no botão correspondente.

Encurte o caminho no Google Agenda

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Em vez de usar o mouse, explore os atalhos de teclado para trabalhar mais rápido na agenda do Google

O Google Agenda (Calendar, em inglês) permite a consulta aos compromissos marcados e o agendamento de novos de qualquer lugar com acesso à internet. O serviço fica ainda mais prático quando se usa atalhos do teclado, como os que listamos a seguir, para chegar mais rapidamente ao que precisa.

C – Cria um novo compromisso
E – Abre os detalhes do novo compromisso
Alt + S – Grava o compromisso
D – Muda para a visualização diária
W – Passa à visualização semanal
M – Mostra os compromissos do mês
J,K – Passa ao próximo mês/semana/dia, ou ao anterior, respectivamente e conforme o modo de visualização

Controle de prazos com o ProcessMaker

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Use o sistema de fluxo de trabalho gratuito ProcessMaker para manter equipes azeitadas e as tarefas sempre em dia.

Em equipes de trabalho, ficar de olho na situação das tarefas em curso é uma boa forma de manter os prazos sob controle. Uma forma interessante de fazer isso é criar um sistema de fluxo de trabalho, que descreve os processos usados pela equipe e avisa cada integrante quando é sua vez de entrar em ação. Há vários programas para a implantação desse tipo de controle. Um dos melhores é o ProcessMaker, gratuito e com código aberto, que usaremos neste tutorial. Ele roda em praticamente todos os sistemas operacionais que contam com versões de Apache, PHP e MySQL. Um pacote pronto facilita a instalação no Windows (XP ou Vista).

1) Versões

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Inicialmente, baixe o pacote completo para instalação do ProcessMaker no Windows. Para isso, acesse o endereço http://sourceforge.net/projects/processmaker/files/ProcessMaker%20Open%20Source/Release%201.1-2153/. O download está hospedado no SourceForge, com vários arquivos disponíveis. Escolha o arquivo com extensão EXE, que é o maior entre os itens existentes, por trazer inclusos todos os programas necessários ao funcionamento do aplicativo. Rode o programa baixado para iniciar a instalação.

2) Instalação

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Depois de fazer o download do pacote do ProcessMaker, encerre todos os programas que estão rodando, clique no arquivo executável e comece a instalação. Clique em Next e escolha a opção I Accept The Agreement, para aceitar os termos de uso, pressionando novamente o botão Next. Selecione agora uma pasta local para armazenar a instalação do ProcessMaker e finalize a etapa clicando em Next.

3) Configuração

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Depois de seguir os passos iniciais da instalação, é hora de configurar o Apache e o MySQL. Comece escolhendo a porta TCP/IP usada pelo Apache. Se já houver um servidor web na máquina, é possível usar uma porta diferente da 80, que é o valor-padrão, só para o sistema de fluxo de trabalho. Indicado o número da porta, clique em Next e digite uma senha para o usuário Administrator do MySQL, que pode fazer alterações estruturais no banco de dados. Pressione Next e depois Finish para concluir.

4) Primeiro login

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O ProcessMaker abrirá o navegador- padrão da sua máquina, exibindo a tela de autenticação pela primeira vez. Tecle o nome admin tanto em User como em Password. Clique em Login para continuar. Feito isso, será exibida a tela de administração do ProcessMaker e ele estará funcionando corretamente.

5) Usuários

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Com o ProcessMaker pronto, é hora de criar usuários, que receberão as tarefas do workflow. Para isso, clique em Users > New. Na página que surge, tecle os detalhes do novo usuário, incluindo seu e-mail, o nome de login que ele utilizará (no campo User ID) e sua senha, que poderá ser alterada por ele depois. No campo Role, escolha se o usuário poderá criar novos tipos de fluxo de trabalho e administrar o ProcessMaker (na opção PROCESSMAKER_ADMIN) ou simplesmente receber tarefas (PROCESSMAKER_OPERATOR). Repita essa operação para todos os envolvidos nas tarefas.

6) Novo processo

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Já temos o sistema e os usuários. Agora, devemos criar o fluxo de trabalho em si, indicando cada tarefa e o responsável por ela. Para isso, acesse Processes > New. Neste tutorial, montaremos um workflow bastante simples, com aprovações sucessivas de um documento. Mas vale lembrar que o ProcessMaker permite arranjos mais sofisticados, com criação de formulários a ser preenchidos ou arquivos enviados a cada passo. Para continuar a criação, tecle um título e uma descrição para o workflow e clique no botão Save.

7) Tarefas

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O ProcessMaker define o fluxo de trabalho de forma visual. A tela que surge tem apenas o título dado no passo anterior e botões para a criação do diagrama. Clique com o botão direito na área em branco e escolha Add Task. Na janela que surge, informe um título e uma descrição para a primeira tarefa, marcando a opção Starting Task, já que essa será a tarefa inicial. Passe à seção Assignment Rules e escolha o usuário que será responsável por essa tarefa. Repita a criação de tarefas de forma que seu diagrama fique próximo ao da imagem, usando os botões de seta e End Of Process.

8) Trabalho

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Depois de montarmos o fluxo de trabalho, vamos usá-lo, simulando o recebimento de um documento para aprovação. Para isso, acesse Case > New. Escolha o workflow que criamos e pressione Start. Verifique a próxima tarefa e clique em Continue. Com isso, o usuário selecionado recebe o item criado em sua lista de tarefas.

9) Afazeres

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Ao receber uma tarefa, ela aparece na lista de coisas a fazer do usuário. Para verificá-la, ele deve autenticar-se no sistema, acessando http://ip_da_máquina:porta/, onde o ip_da_máquina é o endereço IP do computador em que o ProcessMaker foi instalado e porta é a porta TCP/IP, se esse número foi modificado durante a instalação (se foi usada a porta-padrão 80, o número pode ser omitido). Tecle o nome de login e a senha do usuário, pressionando Enter em cada autenticação. Ao acessar Cases > To Do, o usuário recebe sua lista de afazeres. Para verificar o estado do workflow, basta clicar em Open em cada item elencado.