Sua vida é atarefada, você tem coisas demais a fazer e pra complicar ainda precisa se lembrar de pagar contas ou comparecer a pequenos compromissos no fim de semana. Precisa de ajuda? Um sistema de agenda bem montado pode resolver o problema.

É para isso que existem serviços como o Google Agenda (Google Calendar, em inglês). Com a configuração certa (que iremos detalhar abaixo) você poderá acessá-lo a partir de qualquer aparelho com um navegador web, integrá-lo ao seu programa de e-mail favorito e gerenciá-lo a partir do smartphone, para que possa adicionar rapidamente compromissos à agenda não importa onde esteja.

Claro, agendar um compromisso é apenas metade da equação: você também precisa se lembrar de comparecer. E esta é a melhor parte deste sistema: você receberá alertas lembrando-o de todos os seus compromissos, não importa onde esteja ou o que esteja fazendo.

Uso básico

Neste artigo, vamos detalhar um método em três níveis que permitirá a você controlar sua agenda a partir da web, do desktop ou do smartphone. Ou seja, um sistema à prova de falhas para manter seus compromissos em dia. A “cola” que mantém todo o sistema unido é o calendário gratuito do Google, o Google Agenda. Tudo o que você precisa para usá-lo é de uma conta no Google, a mesma que você provavelmente já usa para acessar o GMail, Orkut, Google Talk e outros produtos da empresa.

Antes, vamos nos familiarizar com o Google Agenda e alguns de seus úteis recursos. Para adicionar um compromisso (que o Google chama de “evento”) à agenda, simplesmente clique no campo correspondente à intersecção entre data e hora (por exemplo, Sex 16/7 às 12:00) e digite uma descrição rápida, como “Almoço na casa do sogro”. Clique em “Criar Evento” e pronto, ele já está na agenda.

Claro que você provavelmente precisa de mais informações sobre o evento, como o endereço do local. Para adicionar esta informação clique em “Editar detalhes do evento” em vez de “Criar Evento” e preencha os campos correspondentes. Para editar um evento que já está no calendário, basta dar dois cliques sobre ele.

Já que você está editando os detalhes, vamos configurar um alarme para que você não se esqueça deste compromisso. No campo Opções há o item “Lembrete”, que permite que você defina quanto tempo antes do evento quer ser lembrado (o padrão é 10 minutos) e como, se por uma janela “pop-up” na tela do micro ou por e-mail. É possível editar as configurações padrão de lembretes clicando em Configurações, Configurações – Agenda, Agendas e no item Notificações em frente à agenda cujas configurações deseja modificar.

Lá você pode definir, por exemplo, que todos os compromissos terão um lembrete padrão 1 dia antes da data marcada por e-mail. Você ainda poderá definir lembretes diferentes para compromissos específicos clicando duas vezes sobre eles na agenda e editando seus detalhes. É possível até mesmo não ter lembrete algum.

Integre a agenda a outros aplicativos do Google

A integração entre a Agenda e o GMail é uma das coisas que pode ajudar a economizar tempo. O GMail reconhece automaticamente quando o texto de um e-mail sugere um compromisso e lhe dá um link para criar automaticamente um novo compromisso com os detalhes já preenchidos. Infelizmente, isto só funciona com e-mails em inglês.

Da mesma forma, se você é fã do Google Tarefas – a nova lista de tarefas do Google – vai apreciar sua integração com o Google Calendar. Quando você define uma data limite para uma tarefa, ela automaticamente aparecerá como um evento no Google Agenda. A agenda de tarefas é uma agenda separada de sua agenda principal, listada sob o item “Minhas agendas” na lateral esquerda da janela principal do Google Agenda.

Lembre-se de eventos recorrentes

É fácil configurar um evento recorrente no Google Agenda, seja um aniversário, pagamento do aluguel, impostos ou mesmo o futebol com os amigos a cada 2 semanas. Crie um evento (Ex: Futebol com os amigos), edite seus detalhes e selecione o intervalo de repetição marcando as opções correspondentes. Em nosso exemplo, elas seriam: Repetição Semanal, Repetir a cada: 2 semanas, Repetir a cada: Sexta-Feira e um intervalo, com data de início e final (ex: da próxima sexta até o fim do ano). Salve o compromisso e pronto.

Fique em sincronia com o Outlook

O Google Agenda, por si só, é suficiente se você está satisfeito em viver uma vida dentro do navegador. Mas se você é do tipo que prefere manter seus dados armazenados localmente e acessíveis quando não estiver online, ainda assim pode tirar proveito da maioria das coisas que o Google Agenda oferece, sem abrir mão do programa de agenda em seu PC.

Se você usa o Microsoft Outlook, só precisa baixar o Google Calendar Sync. Instale o programa, informe seu nome de usuário e senha da conta do Google e ele se encarrega de manter as agendas do Outlook e Google Agenda em perfeita sincronia automaticamente.

A melhor coisa nesta solução é que você pode ter o melhor dos dois mundos. Se você estiver longe de seu PC, terá acesso completo à agenda através de um navegador web ou smartphone. Se estiver no trabalho, pode continuar agendando as reuniões no Outlook como de costume, sem precisar manter uma aba extra com o Google Agenda aberta no navegador.

Integre sua agenda a seu telefone celular

Você nem sempre está sentado em frente a um computador, portanto uma agenda que só pode ser acessada no PC não é tão útil. Há vários meios de integrar sua agenda ao celular, seja ele um smartphone topo de linha ou um modelo mais antigo e básico. Vamos começar pelos smartphones.

Se você usa um smartphone Android, não precisa nem fazer esforço. Estes aparelhos se integram de forma transparente ao Google Agenda (e qualquer outro serviço do Google), basta que você informe os dados de sua conta do Google (isso é feito na primeira vez em que ele é ligado, ou em Preferências / Contas e Sincronia). Seus compromissos aparecerão automaticamente no aplicativo Agenda, e tudo o que você criar/apagar no smartphone será automaticamente refletido na wev, e vice-versa. A sincronização é feita periodicamente usando a conexão de dados de seu smartphone ou uma rede Wi-Fi.

Se você tem um iPhone, BlackBerry, Nokia S60 ou smartphone com o Windows Mobile, o processo é quase tão fácil: basta instalar o utilitário Google Mobile Sync em seu aparelho.

Receba lembretes via SMS

Não tem um smartphone? Sem problemas: você ainda poderá receber lembretes de compromissos a partir de qualquer celular capaz de enviar e receber mensagens SMS (os populares “torpedos”).

Vá ao Google Calendar e clique em Configurações, Configurações – Agenda, Configuração de Celular e siga as instruções da página para validar seu celular e adicioná-lo à sua conta. O número do celular tem que ser informado de forma completa, com o prefixo +55 (o código internacional do Brasil) seguido do código de área da cidade (ex: 11 para SP, 21 para o RJ) e o número do telefone, sem hífens.

Quanto tiver terminado, você verá a opção SMS entre as modalidades de lembrete disponíveis para um compromisso. Infelizmente, no Brasil ainda não é possível consultar os compromissos do dia ou agendar um compromisso via SMS, coisa que nos EUA pode ser feita enviando mensagens SMS para GVENT (48368).

Mas se seu celular tem algum tipo de navegador web, por mais básico que seja, é possível consultar a agenda acessando mobile.google.com/calendar.

O sistema que descrevemos acima não é a única solução possível no vasto mundo da tecnologia, mas o Google Agenda é a melhor maneira gratuita de criar um sistema de agenda e lembretes que pode ser acessado de qualquer lugar. E com todos os lembretes corretamente configurados, você nunca mais vai se esquecer do aniversário de sua tia ou de pagar o IPVA.